Nyhetsbrev maj 2016

Införande av skoladministrativa system igång

Det stora och omfattande arbetet med det gemensamma skoladministrativa systemet
(BUSIT) har nu övergått från upphandling till en införandefas där flera projekt
har kommit igång. Bland dessa finns projekten förskola, lärande och
schema/frånvaro för administratörer och rektorer. Uppstartsmöten och
utbildningsdagar är planerade under juni och augusti. Genom upphandlingen får
skolorna i kommunerna inom ITSAM tillgång till enhetliga arbetsverktyg i
skoladministrativa system. Den gemensamma upphandlingen har varit viktig för
att ge kommunerna tillgång till dessa system för ett överkomligt pris. Upphandlingens
totala värde är på cirka 20 miljoner kronor och löper under nio år.

ITSAM kvalitetssäkrar verksamheten via ITIL

ITSAM-personal, främst från ledningsgruppen, deltog i en utbildning
i ITIL Foundation i Västervik i början av maj. Utbildningen anordnades av
regionförbundet i Kalmar län och avslutades med en certifiering.

ITIL Foundation är en tillämpad utbildning gällande ledningssystem
för tjänsteutveckling och förvaltning i IT-verksamhet. Det är ett ramverk
utformat efter bästa praxis som internationellt har utvecklats för både
offentlig och privat sektor och liknar i stort andra kvalitetssäkringsverktyg
som ISO, Lean och PM3. ITIL beskriver hur IT-resurser bör organiseras för att
leverera affärsnytta, dokumentera processer, funktioner och roller inom
hanteringen av IT-tjänster.

Inom ITSAM finns idag processer och arbetssätt som stöder ITIL och ISO och med
hjälp av dessa ramverk går det att precisera hur ITSAM arbetar och levererar
tjänster och framförallt hur verksamheten kan följa upp det med hjälp av bland
annat nyckeltal.

Kursen i ITIL vänder sig till all IT-personal såsom system-och
nätverksadministratörer, chefer och de som ansvarar för leveransen av
IT-tjänster. Fyra personer på ITSAM är nu certifierade inom ITIL Foundation.

Läs mer om ITIL – Information Technology Infrastructure Library på Wikipedia

Var vaksam mot virus

Vi inom ITSAM-kommunerna får fortfarande e-post från till exempel PostNord som
innehåller skadlig kod. Vi vill därför från ITSAM varna för den här typen av
e-post. Om du får liknande e-post och trycker på länken som ofta finns i dessa
infekteras alla dokument, bilder och filer i den egna datorn, samt
hemmakatalogen. I värsta fall också filerna i gemensamma kataloger. Vi ber dig
vara ytterst uppmärksam på e-post med innehåll från avsändare som säger sig
vara exempelvis PostNord, Skatteverket, Swedbank, lotteriföretag, en avlägsen
släkting i ett annat land eller andra företag som uppenbart inte skulle kontakta
dig på arbetet. Det som utmärker dessa meddelanden är att de oftast inte är
skrivna på korrekt svenska och hänvisar till en länk. Är du minsta osäker –
klicka inte! De virus som sprids i dessa fall krypterar innehållet i datorn och
de kräver betalning för att låsa upp dessa. ITSAM kan inte lösa detta och
ominstallerar därför datorn och återställer senaste säkerhetskopian på
hemmakatalogen. Observera att dokument, bilder och andra filer som sparats
lokalt på datorn (c:) inte kan räddas. Spara därför arbetsmaterial i din
hemmakatalog eller på ditt gemensamma utrymme. En återställning av en
infekterad dator tar upp till åtta timmar.

ITSAM:s chef kommer gärna till möten

ITSAM har ett stående erbjudande till kommunerna om att informera
kommunalförbundets verksamheter om det som sker på uppdrag av
medlemskommunerna. Förbundsdirektör Susanne Korduner kommer gärna till olika
chefsmöten, kommunstyrelser eller -fullmäktige.

Förfrågan kan göras till ITSAM via växeln 0494-197 00.

Projekt fiber

Projekt tätort Åtvidaberg I Nygård ansluts, under maj-juni, 156 hushåll till stadsnätet. I Basthagen har 344 beställningar inkommit för att få fiber både i stam- och kundslang. Industriområdets Fågelsångens företag, som ännu inte har fiberuppkoppling, har fått inledande besök och prisförslag för uppkoppling till stadsnätet. Itux är leverantör för tjänster såsom internet, telefoni och TV inom det här projektet i Åtvidabergs tätort. På hemsidan www.atvidaberg.itux.se, går det att ta del av information och erbjudanden om dessa tjänster.

Projekt Hestra-Torpön-Färjeläget i Ydre Under maj-juni blir anslutningen till kommunens fibernät klar för 151 fastighetsägare. De får då ta del av tjänster såsom TV, internet och telefoni från tjänsteleverantören VÖKBY Bredband AB.

Projekt Siggarydsvägen Ödeshög Anslutningsarbetet för de 23 fastigheterna har inletts. Nästa steg i arbetet är blåsning av fiber i området.

Projekt Grebo Åtvidaberg Samtliga Grebos fastigheter kommer att erbjudas anslutning till kommunens fibernät. Arbetet med informationsmöten och direktutskick startar efter sommaren.
Projekt Vimmerby Fiber Projektet närmar sig sitt slut för att sedan lämnas över till Vimmerby kommun där ITSAM kommer att stå för drift och förvaltning. Under maj ansluts de sista 40 fastigheterna i Vimmerby, Södra Vi samt Storebro.

Anslutningsarbetet för de 130 fastigheterna i Rumskulla har inletts och beräknas vara klart före 31 maj. Därefter tar installationsarbetet vid hos kunder.

Elförsörjning till kritiska nätverksnoder

Kommunalförbundet ITSAM ansvarar för utveckling och drift av den kommunala
nätinfrastrukturen. ITSAM arbetar för att höja säkerheten av datatrafik mellan
och inom kommunerna. Kraven på att säkerställa tillgängligheten för kommunala
funktioner ökar i takt med att de interna kraven ökar. Även externa parter såsom myndigheter och
tjänsteleverantörer ställer i stigande grad höga krav på att tillgängligheten
till nätinfrastrukturen säkerställs.

Med tanke på dessa förväntningar på drift och kontinuitet har ITSAM tagit fram
en riktlinje om elförsörjning av kritiska nätverksnoder. Denna föreskriver i
vilken grad avbrottsfri reservel bör finnas vid strömavbrott.

För att göra noderna i nätinfrastrukturen mindre sårbara bör det finnas
möjlighet att koppla in mobila reservelsaggregat. Riktlinjen slår fast att för
det här ändamålet behövs nödvändiga kopplingsställ och i anslutning till dessa
även behövs uttag för elförsörjning. Hela dokumentet ”Riktlinje för drift,
kontinuitet och nätfunktion” finns att rekvirera via kommunalforbundet@itsam.se.

Kommunernas arkivassistenter på klassificeringsdag

ITSAM arkiv har i uppdrag att ge handledning och kontinuerlig
utbildning för arkivassistenterna i medlemskommunerna. Därför hålls träffar och
utbildningar för dem två gånger per år. Första träffen för året hölls den 12
maj i Västervik.

ITSAM arkiv har sedan 1,5 år tillbaka tillhandahållit arkivstöd till Västerviks
kommun på en 20-procentig tjänstebasis inom ramen för ett samverkansavtal.
ITSAM:s arkivpersonal har under den här tiden rest en dag i veckan till
kommunen, först och främst, för att ge råd och stöd i arkivfrågor, men har
också varit med under Västerviks arkivcentrums byggnation som invigdes förra
året. Därför föll det sig naturligt att välja Västervik som träffpunkt då även
ett besök på arkivcentrumets nya lokaler ingick i programmet.

Förutom studiebesök diskuterade deltagarna e-arkiv, klassificering och
dokumenthanteringsplaner. Det bestämdes också att höstens träff bör innehålla
en kortare utbildning i förteckningssystemet Visual Arkiv.

Uppstart för arbete med dokumenthanteringsplaner

Den 2 juni träffas centrala nämndsekreterare för uppstart i
införandet av dokumenthanteringsplaner enligt den nya klassificeringsstrukturen
”VerkSAM”. Klassificeringen är framtagen i samverkan mellan ett stort antal
kommuner i södra Sverige. ITSAM kommer att starta ”projekt” att lyfta in
klassificeringsschemat i ärendehanteringsprogrammet Ciceron för testkörning i
testmiljö.

Aktuell version är 1.0 finns att hämta på Sydarkivera

Åtvidaberg vill ansluta sig till Sydarkivera

Vimmerby kommun har sedan tidigare tecknat avsiktsförklaring med
kommunalförbundet Sydarkivera. Vimmerby har möjlighet att bli medlem från 2017.
Nu har också Åtvidaberg tagit beslut om avsiktsförklaring om att flytta sin
arkivverksamhet till Sydarkivera. Åtvidaberg kan bli medlem från 2018.

Läs mer om Sydarkivera


Monica Länsberg fortsätter på ITSAM och Ann-Christien Heimonen lämar för Sydarkivera.

Anki Heimonen lämnar ITSAM till hösten

Förste arkivarien Ann-Christine
Heimonen lämnar ITSAM för att bygga upp en nordlig nod i Vimmerby för kommunalförbundet Sydarkivera från den 1 september.

– Det blir mycket spännande att
få vara med och bygga upp e-arkivverksamheten inom Sydarkivera, lika spännande
som det har varit att få vara med och styra upp arkivverksamheten i medlemskommunerna i ITSAM, framhåller Anki Heimonen.

ITSAM och Sydarkivera fortsätter att samarbeta inom befintligt samverkansavtal. Monica Länsberg
arbetar fortsatt med kommunernas arkiv.

Monica Länsberg t. vänster och Ann-Christine Heimonen t. höger.
Foto: Ann Sofie Fredriksson

Ny projektadministratör på ITSAM

Jeanette Adén Lindqvist är ny projektadministratör på ITSAM från och med den 17 maj. Hon kommer att jobba både med de stora fiberutbyggnadsprojekten men också andra ITSAM-projekt. Jeanette kommer närmast från Polisen.

Månadens användartips:

Skriva ut dokument från annan enhet än din egen dator med EveryOnePrint

Om det händer att du arbetar med dokument via din Ipad eller hemdator, så kan du genom att mejla dokumentet från din egen e-post till print@itsam.se skriva ut dokumentet på vilken Followprint-skrivare du vill. Om du har jobbat med dokumentet på hemdatorn så måste du mejla via webbmejlen.

Från omvärlden:

Gratis surfzoner – ok i mindre omfattning

Gratis surfzoner i parker och på torg gör kommunen mer attraktiv för invånare och medborgare. Så är det i New York, Paris, Prag och i svenska Helsingborg. Konkurrensverket och Post- och telestyrelsen har också satt sin godkänd-stämpel på de fria surfzonerna med förbehållet att omfattningen måste hållas liten och inte slå undan benen på privata företag.

Tio parker och torg med gratis surf i Helsingborg

Konkurrensverket: Vi tillåter kommunalt wifi

Wikispeech – användargenererad talsyntes för många språk

Post- och telestyrelsen finansierar talsyntes som ska göra Wikipedia mer tillgängligt i Sverige och världen. Användarna kommer att bidra till utvecklingen som från början ska finnas på svenska, engelska och arabiska.

Talsyntesen är tillägg till mjukvaran MediaWiki och blir öppen att använda för företag, kommuner och universitet som också använder mjukvaran. Allt producerat material kommer att vara fritt och gratis att använda, något som inte tidigare har gjorts för en så omfattande talsynteslösning.

Läs mer om projektet med Wikispeech

Kommunalförbundet ITSAM  •  Storgatan 36A, 590 36 Kisa  •  Tel: 0494-197 00  •  Fax: 0494-197 99  •  E-post: kommunalforbundet@itsam.se •  Org-nr: 222000-2584