Behandling av personuppgifter

När du skickar brev eller e-post, eller på annat sätt kontaktar Kommunalförbundet Itsam, behandlas dina personuppgifter för att Kommunalförbundet Itsam ska kunna handlägga ditt ärende samt kontakta dig med svar.

Majoriteten av Kommunalförbundets personuppgiftsbehandlingar sker som personuppgiftsbiträde, på uppdrag av de personuppgiftsansvariga nämnderna i medlemskommunerna.

Hur behandlar Kommunalförbundet Itsam dina personuppgifter?

Dataskyddsförordningen finns till för att att förhindra att din personliga integritet kränks. Kommunalförbundet Itsam behandlar endast dina personuppgifter med tillämplig rättslig grund och berättigat ändamål, samt med beaktning av dataskyddsförordningens grundläggande principer:

  • Laglighet, korrekthet och öppenhet
  • Ändamålsbegränsning
  • Uppgiftsminimering
  • Riktighet
  • Lagringsminimering
  • Integritet och konfidentialitet
  • Ansvarsskyldighet

Vad är personuppgifter?

Med personuppgift menas all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk person som är i livet. Det kan vara uppgifter som namn eller personnummer, men även uppgifter såsom fastighetsbeteckning och telefonnummer. Även bilder är en form av personuppgift, om det går att urskilja en individ på bilden.

Vad avses med behandling av personuppgifter?

Med behandling av personuppgifter menas en åtgärd eller kombination av åtgärder som görs med personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej. Enligt dataskyddsförordningen är insamling, registrering, spridning och bearbetning några exempel på behandling av personuppgifter.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt, när du skickar ett e-postmeddelande, använder någon av våra e-tjänster eller när du fyller i och lämnar en blankett till oss som innehåller personuppgifter. Detta kan till exempel vara:

Namn, födelsedatum, personnummer, adress, e-postadress, mobiltelefonnummer, fakturainformation, IP-adress med mera.

Vilka kan vi komma att dela din information till?

Personuppgiftsbiträde och underbiträden

Kommunalförbundet Itsam sköter IT-driften åt medlemskommunerna, och har personuppgiftsbiträdesavtal med respektive personuppgiftsansvarig. Inom ramen personuppgiftsbiträdesavtalet kan uppgifter komma att delas mellan parterna, samt till underbiträden såsom IT-leverantörer.

Massmedia och allmänhet

Kommunalförbundet Itsam är enligt vad som framgår i offentlighets- och sekretesslagen och tryckfrihetsförordningen skyldig att lämna ut allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess. Reglerna om allmänna handlingars offentlighet och arkivregler kan innebära begränsningar i vissa av den registrerades rättigheter.

Hur länge sparas personuppgifterna?

Vi sparar dina uppgifter så länge det är nödvändigt för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden mot dig och så länge det krävs enligt fastställda gallringsbeslut upprättade av Kommunalförbundet Itsam.

Hur skyddas mina personuppgifter?

All behandling av personuppgifter ska ske med respekt för den personliga integriteten och med beaktande av dataskyddsförordningen. Personuppgifterna skyddas med lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Dina personuppgifter utgör en del av kommunalförbundets allmänna handlingar och vi kan få frågor om att lämna ut dessa till enskilda eller företag. Före ett utlämnande genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Om du vill vara anonym eller har skyddad identitet

Vill du lämna en synpunkt eller kontakta kommunalförbundet anonymt får du inte lämna med några personliga uppgifter då dessa uppgifter registreras och därmed blir offentliga.

Om du använder sociala medier

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook, för att komma i kontakt med Kommunalförbundet Itsam, överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet).

För din egen skull rekommenderar Kommunalförbundet Itsam att inte skicka känslig information till Kommunalförbundet via sociala medier. Ärenden av det slaget kommer aldrig att besvaras via sociala medier.

Vem är personuppgiftsansvarig?

Kommunalförbundet Itsam är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter man bestämmer ändamål och medel för. Nedan följer kontaktuppgifter till Kommunalförbundet Itsam:

Kommunalförbundet Itsam
kommunalforbundet@itsam.se
010-16 197 00

Postadress:
Kommunalförbundet Itsam
Teknikringen 9
583 30 Linköping

Vem är dataskyddsombud?

Dataskyddsförordningen kräver att alla myndigheter utser ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudets uppgift är att informera och ge råd till den personuppgiftsansvariga organisationen kring vilka skyldigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen. Dataskyddsombudet ska också bevaka att reglerna följs samt fungera som kontaktperson för registrerade och Integritetsskyddsmyndigheten.

Dataskyddsombudets kontaktuppgifter:

Mats Herling, Insatt AB
073-401 97 03
dataskyddsombud@itsam.se

Vad har du för rättigheter?

Nedan framgår de rättigheter du har genom dataskyddsförordningen. För frågor om dina rättigheter, och hur du kan utöva dem, kontakta dataskyddsombudet.

Du har rätt att bli informerad

I de flesta fall har du rätt att bli informerad om att kommunalförbundet har börjat behandla dina personuppgifter och varför kommunalförbundet gör detta. Det gäller även om du inte själv lämnat ut dina uppgifter, utan kommunalförbundet har fått dem av någon annan.

Rätt till tillgång (registerutdrag)

Som registrerad har du rätt att utan kostnad få information om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig hos Kommunalförbundet Itsam. Din begäran om registerutdrag ska vara skriftlig (e-post eller brev), och skickas via e-post eller till:

Kommunalförbundet Itsam
Teknikringen 9
583 30 Linköping

Du behöver legitimera dig för att verifiera din identitet. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. För ytterligare kopior som den registrerade begär, eller om begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, får det tas ut en rimlig avgift av de administrativa kostnaderna.

Rättelse av personuppgifter

Om du upptäcker att någon eller några av de personuppgifter som Kommunalförbundet Itsam behandlar om dig är felaktiga eller missvisande, har du rätt att få den eller de rättade. Om så är fallet kan du höra av dig till kommunens dataskyddsombud.

Rätt till radering av dina personuppgifter

Du har under vissa omständigheter rätt att få dina personuppgifter raderade. Det finns undantag från rätten till radering om behandlingen är nödvändig för att tillgodose andra viktiga rättigheter, såsom att uppfylla en rättslig förpliktelse, utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Invändning mot personuppgiftsbehandling

Som registrerad har du rätt att invända mot de personuppgiftsbehandlingar som genomförs. Invändningen, samt skälen för detta, ska i sådana fall lämnas till Kommunalförbundet Itsam, som tar ställning till om invändningen ska avslås eller bifallas.

Dataportabilitet

Som registrerad har du i vissa fall rätt att få ut och använda dina personuppgifter på annat håll. Den som har tagit emot personuppgifterna är skyldig att underlätta en sådan överflyttning av personuppgifter. En förutsättning är att denna behandlar personuppgifterna med stöd av ett samtycke från den registrerade eller för att uppfylla ett avtal med den registrerade och det gäller bara sådana personuppgifter som den registrerade själv har lämnat.

Det innebär att rätten till dataportabilitet i de flesta fall inte är tillämplig gentemot Kommunalförbundet Itsam.

Rätt till begränsning

Du har i vissa särskilda situationer rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att de i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Exempel på situationer där du har rätt att kräva begränsning:

  • Om du begärt rättelse av dina uppgifter. Medan frågan utreds kan du begära att behandlingen av de aktuella personuppgifterna begränsas.

Om du invänt mot en viss behandling. Medan det utreds om personuppgiftsansvariges intresse väger tyngre än ditt intresse att personuppgifterna inte behandlas, kan du också ha rätt till att behandlingen begränsas.

Automatiserade beslut

Du har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på någon form av automatiserat beslutsfattande, inklusive profilering, om beslutet kan ha rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig.

Kommunalförbundet Itsam tillämpar inte automatiserat beslutsfattande.

Rätt att lämna klagomål

Har du ett klagomål eller en synpunkt på hur vi behandlar dina uppgifter vänder du dig i första hand till Kommunalförbundet Itsam.

Blir du inte nöjd med den åtgärd som vidtas så kontaktar du Kommunalförbundet Itsams dataskyddsombud. Om du fortfarande inte är nöjd med hur Kommunalförbundet Itsam sköter ditt ärende, har du rätt att skicka ett klagomål avseende behandlingen av personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten.

Övriga upplysningar

Vill du veta mer om dataskyddsförordningen och Kommunalförbundet Itsams behandling av personuppgifter? I sådant fall kan du kontakta dataskyddsombudet, vars kontaktuppgifter framgår ovan.

Du hittar även mycket information om dataskyddsförordningen på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.